Bài 1: BẠN CÓ TỪNG ĐAU ĐẦU VÌ QUÊN MẤT MẤY NGÀY TRƯỚC CÁI FILES MÀ MÌNH GỬI (HOẶC IN) TÊN GÌ CHƯA?
=> Nếu có, sao bạn không thử áp dụng phương pháp này?
❗️Đối với các văn bản hê thống như Quy chế, Quy trình, Quy định, Nguyên tắc, Chính sách, Hướng dẫn, Sổ tay, Cẩm nang,….
Cách đặt tên:
VIẾT TẮT TÊN CÔNG TY-VIẾT TẮT TÊN BAN-VIẾT TẮT TÊN PHÒNG-VIẾT TẮT TÊN VĂN BẢN+SỐ THỨ TỰ.PL/BM+SỐ THỨ TỰ-Trích yếu nội dung văn bản
Ví dụ:
TPC Holding:
TPCH-BTGĐ-QTHT-QT06-Quy trinh quan ly he thong van ban noi bo
TPCH-BTGĐ-QTHT-QT06.PL01-Quy uoc viet tat
TPCH-BTGĐ-QTHT-QT06.BM15-Hinh thuc Nghi quyet
TPC Real:
TPCR-VH-QyĐ01-Quy dinh lap ke hoach va bao cao
TPCR-VH-QyĐ01.BM01-Mau bao cao
TPCR-VH-HCNS-NQLĐ01.PL01-Hanh vi vi pham va cac hinh thuc ky luat
Bài 2: KHI LỤC TÌM FILE TRÊN MÁY VI TÍNH BẠN TỪNG CHOÁNG VÁNG VÌ KHÔNG BIẾT FILE NÀO LÀ FILE SAU CÙNG CHƯA?
=> Nếu có, sao bạn không thử áp dụng phương pháp này?
❗️ Bạn còn nhớ cách đặt tên file văn bản chứ? Tương tự như thế, chúng ta hãy thêm {–DDMMYY} (Ngày, Tháng, 2 số cuối của Năm khi thành lập văn bản hoặc chỉnh sửa văn bản hoặc ban hành văn bản) vào cuối tên file nhé!
Ví dụ:
TPCR-VH-HCNS-NQLĐ01-Noi quy lao đong-090822
TPCR-VH-HCNS-NQLĐ01.PL01-Hanh vi vi pham va cac hinh thuc ky luat-090822
Ảnh minh họa:
Như thế, nhìn vào ảnh mình họa bên trên, chúng ta sẽ dễ dàng nhận ra File ngày 08/09/2022 là File cuối cùng và các File trước đó là các Version của văn bản (Dự thảo).
Bài 3: BẠN CÓ TỪNG ĐAU ĐẦU VÌ QUÊN MẤT MẤY NGÀY TRƯỚC EMAIL MÌNH GỬI CÓ TIÊU ĐỀ TÊN GÌ CHƯA?
=> Nếu có, sao bạn không thử áp dụng phương pháp này?
❗️Đối với các Email được gửi trong nội bộ Công ty, cần tuân thủ nguyên tắc sau, để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
Cách đặt tiêu đề Email:
VIẾT TẮT TÊN CÔNG TY-VIẾT TẮT TÊN BAN-VIẾT TẮT TÊN PHÒNG-TRÍCH YẾU NỘI DUNG EMAIL-NGÀY,THÁNG,2 SỐ CUỐI NĂM LẬP/BAN HÀNH VĂN BẢN.
Ví dụ:
Phòng Quản trị Hệ thống ban hành tài liệu "Cẩm nang Bộ câu hỏi và Danh mục tài liệu thẩm định chi tiết trong thương vụ mua bán sáp nhập dự án bất động sản“.
Tiêu đề Email như sau: