Hợp đồng điện tử là gì

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu

Thực trạng việc sử dụng hợp đồng điện tử hiện nay tại Việt Nam

Hiện nay hợp đồng điện tử được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới. Hợp đồng điện tử được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong thời đại nền kinh tế chuyển đổi số đang phát triển.

Thực tế cho thấy, theo khảo sát của bộ công thương năm 2022, tại Việt Nam có 42% các doanh nghiệp tham gia sử dụng hợp đồng điện tử trong hoạt động thương mại tăng 9% so với năm 2021. Sự phổ biến trong việc sử dụng hợp đồng điện tử không chỉ bởi vì những lợi ích mà nó đem lại. Đây còn là một trong những định hướng mà quốc gia đưa ra nhằm giúp cho các doanh nghiệp bắt kịp xu hướng chuyển đổi số quốc gia.

Lý do hợp đồng điện tử sẽ tiếp tục là xu thế trong tương lai

Hiện nay, hợp đồng điện tử đang là xu thế cho nhiều quốc gia áp dụng. Trong tương lai, hợp đồng điện tử được dự đoán vẫn sẽ tiếp tục trở thành xu thế. Lý do gì khiến hợp đồng điện tử được ưa chuộng đến vậy?

Đảm bảo quá trình kinh doanh không gián đoạn: Thời gian ký kết hợp đồng với nhân viên/khách hàng/đối tác giảm từ vài ngày xuống còn vài phút. Hợp đồng nhanh chóng được ký không gây gián đoạn quy trình hợp tác – kinh doanh.

Tiết kiệm chi phí giấy tờ, chuyển phát, quản lý hợp đồng: 0 chi phí giấy tờ, in ấn – 0 chi phí chuyển phát hợp đồng – 0 chi phí cơ sở vật chất lưu trữ hợp đồng.

Lưu trữ an toàn, tra cứu dễ dàng tra cứu: Hợp đồng được lưu trữ trên hệ thống số giúp người dùng có thể truy cập, tìm kiếm mọi lúc, mọi nơi bằng các thiết bị điện tử như máy tính, laptop, điện thoại thông minh,… chỉ cần có mạng Internet, dễ dàng hơn so với hợp đồng bằng giấy.

Phá bỏ giới hạn, thúc đẩy mối quan hệ với đối tác quốc tế: Hợp đồng điện tử góp phần tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, góp phần thúc đẩy các mối quan hệ với đối tác nước ngoài. Dịch vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp đem đến sự thuận lợi cho doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch với đối tác quốc tế.

TPCG cần làm gì để bắt kịp xu hướng dử dụng hợp đồng điện tử?

a. Phân tích Nhu cầu và Quyết định Mục tiêu:

Đánh giá nhu cầu của các CTTV và xác định mục tiêu cụ thể khi triển khai hợp đồng điện tử.

Hiểu rõ và tuân thủ các quy định pháp lý về hợp đồng điện tử ở từng quốc gia nơi công ty hoạt động.

Xác định rõ các loại hợp đồng tương ứng với chữ ký điện tử và/ hoặc chữ ký số mà CTTV cần phải triển khai

b. Lựa chọn đối tác triển khai

Lựa chọn đơn vụ cung cấp giải pháp theo các tiêu chí như sau: uy tín, chất lượng, bảo mật, được “chứng nhận” bởi các cơ quan chức năng có thẩm quyền, có nhiều phân hệ/ phần mềm liên kết có thể mở rộng.

c. Kiểm tra Pháp lý:

Đảm bảo rằng các hợp đồng điện tử tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý ở mọi quốc gia CTTV hoạt động và giải pháp thay thế là gì.

Các Phương án/ giải pháp/ quy trình phòng ngừa rủi ro, hoặc quy trình để xử lý khi có tranh chấp (nếu có)

d. Xây dựng Đội ngũ và chuẩn hóa các quy trình/ hợp đồng mẫu:

Phân công người chịu trách nhiệm cho việc triển khai và quản lý hợp đồng điện tử.

Xây dựng một đội ngũ đàm phán và quản lý hợp đồng chuyên nghiệp.

Xây dựng các mẫu hợp đồng có thể sử dụng cho các giao dịch điện tử.